Масштабирование благотворительного фонда

Благотворительный фонд, который занимается помощью женщинам, потерявшим ребенка во время беременности.

К моменту нашей встречи они уже существовали несколько лет, была сформированная команда волонтеров, они проводили обучение и работали в нескольких городах. Руководитель фонда хотела расширяться, чтобы помогать еще большему числу людей, но сталкивалась с проблемами:

• хаос в процессах,
• планерки проходили неэффективно: собирался весь коллектив, обсуждали второстепенные задачи, не было продвижения к целям
• волонтеры хронически не выполняли взятые на себя обязательства,
• руководитель и команда постоянно тонули в операционке: количество задач в несколько раз превышало возможности и ресурсы,
• Динамику развития фонда было очень сложно оценить - не было системного сбора цифр про результаты работы.

Мы подошли к работе с благотворительной организацией как к развитию бизнеса. Первым шагом мы поставили крутые и вдохновляющие цели в четких метриках: в количество обученных врачей и числе женщин, которым смогли помочь.

Дальше мы с владельцем и командой запустили работу по наведению порядка в процессах работы и управления:

1. Составили список всех задач и выбрали приоритеты для каждого направления работы фонда
2. Владелец начал проводить еженедельные планерки только с главными членами команды, где фиксировались задачи, которые нужно сделать за следующую неделю. Например, для главного методиста, который отвечал за обучение врачей и проведение мероприятий, поставили приоритет именно на запуск новых мероприятий.
3. Стали системно проверять гипотезы: постановка конкретных задач для волонтеров, привлечение больниц с помощью телемаркетинга, рассылка писем в региональные министерства и тп.

Очень быстро оказалось, что процесс работы с волонтерами неэффективен. Методист обучал волонтеров, те шли в больницы, предлагали провести обучение среди врачей. Многие клиники отказывались по разным причинам и волонтеры больше не хотели проявлять активность, у них не было достаточной мотивации.

Стало очевидно, что для улучшения работы фонду следует учить больше врачей. Команда предположила, что больницы будут охотнее сотрудничать с Благотворительным фондом, если сотрудников фонда к ним направит Министерство здравоохранения. Фонд написал письмо в Минздрав, а затем владельцу удалось договориться, чтобы это письмо было отправлено во все региональные организации здравоохранения. Эта гипотеза, которая поначалу родилась как невозможная идея на одной из планерок, в итоге оказалась рабочей и дала колоссальный эффект.