Эффективная еженедельная планерка: что учесть и как провести

На еженедельных встречах обсуждается, насколько за неделю команда смогла подойти ближе к большим целям компании. Если на этом пути возникли проблемы, то как их решить. И чтобы правильно построить работу команды на планерках, вы заранее должны определить:

• Цели, к которым нужно прийти.
  
  
• Стратегию, как идти к результату через ограничения и неопределенности.
  
  
• Главное ограничение, на котором вы с командой сфокусируетесь в первую очередь.
  
  
• Собранные гипотезы и спроектированные эксперименты.
  
  
• Задачи на неделю (1-3 выбранные гипотезы), чтобы проверить главное ограничение.

Разберем эти пункты на примере компании, которая недавно запустила свой продукт. Руководитель поставил цель — выйти на 15 тысяч продаж в месяц. Для этого (стратегия) необходимо увеличить штат продавцов, то есть нанять новых сотрудников. И здесь возникает основное ограничение — приходит мало откликов на вакансию.

Почему это происходит (гипотезы): например, некорректно составлено описание вакансии, неконкурентоспособная для соискателя зарплата или ошибочное место размещения объявления о найме. И вся работа команды должна быть сфокусирована на главном ограничении и как его преодолеть: сотрудники берут на неделю задачи, чтобы провести эксперименты и проверить гипотезы.

Задачи можно описывать в привычных инструментах, главное — для каждой определить план действий, ответственного, оценить необходимые ресурсы и заранее определить образ результата, который должен получиться. Руководитель вместе с ответственным сотрудником должен проговорить и прописать этот результат. Так во время самой планерки вы сможете синхронизироваться между участниками по результату и заранее его уточнить.

В длинных задачах определите промежуточные результаты, чтобы по ним видеть, как вы продвигаетесь в работе. Также важно описывать измеримость действий и ваших результатов.

Обычно еженедельная встреча занимает по времени около одного часа в зависимости от объема задач. Особенность эффективной планерки в том, что она неотвратима – проходит в точное время раз в неделю в конкретный день. Еще желательно, чтобы каждый участник команды заранее готовил результаты недели и выводы к планерке, и команда не тратила время на анализ, а сразу обсуждала и планировала следующие шаги.

Проверяете, что сделано, что не сделано, какой результат в цифрах получили, и к каким выводам сотрудники пришли. Часто это обсуждение занимает до половины времени всей планерки.

При этом отмечайте:

→ если задачи не доделаны или сделаны частично, то это повод продиагностировать, чего не хватило: каких ресурсов, знаний или компетенций, чтобы успеть сделать всё вовремя.

→ если задачи выполнены, но запланированный результат не получился, то важно сделать вывод, почему не получилось, кто за это ответственен и что делать дальше: продолжать задачу и пробовать делать по-другому или нет.

→ если результат получился, то как он нас продвигает к устранению главного ограничения.

За время с предыдущей встречи в рыночных условиях могло многое измениться или появиться новая информация. Вам важно понимать, остались ли ваши главные цели актуальными, и проговорить это вместе с командой.

Цели могут быть качественными — это те изменения в бизнесе, которые ведут нас к основному результату. И количественными — они выражаются в конкретных цифрах, и их результаты можно увидеть в краткосрочной перспективе. Например, качественным изменением будет то, что компания запустила новый продукт, а количественным — размер выручки, которую она получила от запуска, и насколько он соответствует плану. Важно отметить: если цель долго не меняется, то это повод глубже рассмотреть, что мешает в ее достижении.

Уточните, что с ним происходит: осталось ограничение прежним или сместилось.

Проверьте, что:

→ ограничение всего одно, и на нем все сфокусированы;

→ ограничение в зоне вашего влияния;

→ устранение этого ограничения максимально ускорит рост бизнеса.

Какие из них подтвердились и их можно масштабировать, а какие не брать дальше в работу и выбрать новые гипотезы.

При этом гипотезы – это то, что реально влияет на главное ограничение, а не просто хочется сделать, и можно оценить и оцифровать ее результат. Тогда вы сможете выбрать и проверить самые перспективные гипотезы из всех.

Напомню, что у каждой задачи должны быть:

→ один ответственный;

→ оценка, сколько времени на нее нужно;

→ результат влияет на ограничение и сформулирован в оцифрованном виде.

Важно не пропускать любой из этих блоков, тогда в результате последовательных действий в проведении планерок у вас будет процесс, где сотрудники:

→ понимают свои задачи и цели;

→ понимают, как строится вся работа;

→ сфокусированы на результате;

→ начинают делать меньше лишней работы.

А еще вы сможете повысить мотивацию сотрудников и осознанность всех участников команды. Они начинают думать результатом и проявляют больше самостоятельности в том, как выполнить задачу оптимальнее и дешевле. И самих результатов становится больше. В итоге компания быстрее и с меньшим количеством затрат достигает своих целей.